Die fünf Fragen vor jedem Werkzeug

Stand: 27.09.2026. Der Datenomnibus — das Vorhaben, das die DSGVO selbst ändern soll — ist noch nicht beschlossen; die Verhandlungen laufen. Diese Lektion beschreibt die geltende Fassung und weist am Ende aus, was sich ändern könnte. Keine Rechtsberatung.

Lernziele

Nach dieser Lektion kannst du:

vor jeder Werkzeugentscheidung fünf Fragen stellen, die zusammen den Datenschutz abdecken,
erkennen, wann ein Auftragsverarbeitungsvertrag und wann eine Folgenabschätzung nötig wird,
erklären, warum Beschäftigtendaten der heikelste Fall sind,
einordnen, was der Datenomnibus daran ändern könnte — und was nicht.

Warum fünf Fragen und keine Checkliste

Datenschutz scheitert im Mittelstand selten an bösem Willen und fast immer an der Reihenfolge. Das Werkzeug ist gekauft, die Abteilung arbeitet damit, und dann kommt die Frage nach der Rechtsgrundlage. Ab diesem Punkt ist jede Antwort teuer, weil sie den laufenden Betrieb angreift.

Deshalb fünf Fragen und keine vierzigseitige Prüfung: Fünf Fragen kann man in einem Gespräch stellen, bevor etwas unterschrieben ist. Sie decken nicht jeden Sonderfall ab. Sie decken das ab, woran es im Mittelstand tatsächlich scheitert.

Frage 1: Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir hier?

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Grundlage. Für den betrieblichen Alltag kommen praktisch drei in Betracht: die Erfüllung eines Vertrags, eine rechtliche Verpflichtung, oder das berechtigte Interesse. Die Einwilligung ist die vierte — und im Arbeitsverhältnis die schlechteste, weil sie freiwillig sein muss und Freiwilligkeit zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten schwer zu belegen ist.

Für Beschäftigtendaten hatte Deutschland lange eine eigene Grundlage: § 26 Abs. 1 BDSG. Auf sie könnt ihr euch nicht mehr stützen. Der Europäische Gerichtshof hat 2023 eine wortgleiche Landesvorschrift verworfen, weil sie die DSGVO nur wiederholt, statt etwas Eigenes zu regeln (C-34/21); das Bundesarbeitsgericht hat daraus 2025 gefolgert, dass § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG als Rechtsgrundlage nicht anwendbar ist (8 AZR 209/21). Maßgeblich ist wieder die DSGVO selbst: meist Art. 6 Abs. 1 lit. b (Durchführung des Arbeitsverhältnisses), für Auswertungen darüber hinaus lit. f (berechtigtes Interesse, mit Abwägung gegen die Interessen der Beschäftigten).

Am Maßstab ändert das wenig. Verarbeitet werden darf, was erforderlich ist, und das Wort ist eng gemeint: Eine Auswertung, die nur nützlich wäre, ist nicht erforderlich. Wann eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis ausnahmsweise freiwillig sein kann, regelt weiterhin § 26 Abs. 2 BDSG — dieser Teil gilt nach überwiegender Auffassung fort.

Für die Geschäftsführung: Wenn niemand im Haus diese Frage in zwei Sätzen beantworten kann, ist das keine Formalie, sondern der Befund. Die Antwort gehört ins KI-Verzeichnis aus Lektion 5 — nicht in einen Kopf.

Frage 2: Wer verarbeitet hier für wen?

Wenn ein Anbieter Daten in eurem Auftrag und nach eurer Weisung verarbeitet, ist er Auftragsverarbeiter, und ihr braucht einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Das ist der Normalfall bei Fachanwendungen: Der Anbieter darf mit euren Daten nur das tun, was ihr sagt.

Zwei Abweichungen sind wichtig:

Der Anbieter verfolgt eigene Zwecke. Wertet er eure Eingaben aus, um sein Angebot zu verbessern, ist er insoweit nicht mehr weisungsgebunden. Dann braucht es eine eigene Grundlage — oder eine andere Einstellung im Produkt.
Kostenlose Zugänge. Bei frei zugänglichen Diensten gibt es oft gar keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, weil er nie geschlossen wurde. Das ist der häufigste stille Verstoß in kleinen Betrieben, und er hat mit KI nur insofern zu tun, als KI-Werkzeuge besonders leicht kostenlos zu haben sind.

Frage 3: Was passiert mit unseren Eingaben?

Die Frage, die Anbieter am ungenauesten beantworten: Werden eure Eingaben zum Trainieren des Modells verwendet, und wenn ja, lässt sich das abschalten?

Bei geschäftlichen Angeboten ist die Antwort heute meistens „nein, standardmäßig nicht". Bei kostenlosen Zugängen ist sie oft das Gegenteil, und die Einstellung dazu steckt drei Ebenen tief in den Kontoeinstellungen. Der Unterschied ist erheblich: Was ins Training geht, lässt sich nicht zurückholen, und keine Löschzusage der Welt kann ein trainiertes Modell wieder aufmachen.

Frag nicht „werden Daten gespeichert?" — das bejaht jeder Anbieter und es sagt nichts. Frag: Werden unsere Eingaben zum Training verwendet, wie lange werden sie aufbewahrt, und wo steht das im Vertrag?

Frage 4: Wohin fließen die Daten?

Verlassen die Daten den Europäischen Wirtschaftsraum, braucht der Transfer eine eigene Grundlage — einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln mit zusätzlichen Maßnahmen. Viele KI-Anbieter bieten inzwischen eine Verarbeitung in der EU an, oft gegen Aufpreis oder in einem anderen Tarif.

Wichtig für die Entscheidung: Das ist eine Beschaffungsfrage, keine technische. Wer sie vor dem Vertrag stellt, bekommt eine Option angeboten. Wer sie nachher stellt, bekommt eine Migration.

Frage 5: Können wir löschen und Auskunft geben?

Betroffene haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung. Die Frage an den Anbieter lautet deshalb sehr praktisch: Wenn eine Beschäftigte wissen will, was über sie gespeichert ist — können wir das beantworten? Und wenn sie die Löschung verlangt, können wir sie durchführen?

Bei einer Fachanwendung mit Datenbank ist das eine Routine. Bei einem Werkzeug, in das seit zwei Jahren alle alles hineinschreiben, ist es eine offene Frage. Genau deshalb braucht es den Freigabeprozess aus Lektion 5, bevor sich Daten verteilen.

Wann eine Folgenabschätzung fällig wird

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO ist eine strukturierte Risikoanalyse vor der Verarbeitung. Sie ist nicht immer nötig — aber die deutschen Aufsichtsbehörden führen eine Liste von Verarbeitungen, bei denen sie stets erforderlich ist. Für den betrieblichen KI-Einsatz sind zwei Einträge einschlägig:

KI-Systeme zur Bewertung von Personen.
Umfangreiche Verarbeitung von Beschäftigtendaten zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle.

Damit schließt sich der Kreis zu Lektion 2: Dieselben zwei Fälle, die im AI Act unter Anhang III fallen, lösen im Datenschutz die Folgenabschätzung aus. Der Unterschied ist die Frist. Die KI-Pflichten kommen 2027. Die Folgenabschätzung ist vor dem ersten Einsatz fällig.

Für Team- und Abteilungsleitung: Du führst keine Folgenabschätzung durch. Aber du erkennst den Auslöser: Sobald ein Werkzeug etwas über die Leistung oder das Verhalten deiner Leute aussagt, gehört es gemeldet, bevor es benutzt wird.

Was der Datenomnibus ändern könnte

Die EU-Kommission hat im November 2025 ein Paket vorgelegt, das unter anderem die DSGVO ändern soll. Der KI-Teil davon ist längst Gesetz — das ist die Verordnung aus Lektion 2. Der Datenschutzteil ist es nicht: Er wird noch verhandelt.

Diskutiert werden unter anderem eine Klarstellung des Begriffs personenbezogener Daten, ein gestärktes berechtigtes Interesse für das Training von KI-Modellen und Erleichterungen bei pseudonymisierten Daten. Was davon bleibt, ist offen.

Für deine Entscheidung heute heißt das: Plane mit der geltenden Fassung. Wer eine Erleichterung einpreist, die noch nicht beschlossen ist, trifft eine Entscheidung auf einer Grundlage, die es nicht gibt.

Merksätze

- Fünf Fragen vor der Unterschrift sind billiger als eine Prüfung nach der Einführung. - „Erforderlich" ist enger als „nützlich" — das ist der Maßstab bei Beschäftigtendaten. - Der häufigste stille Verstoß ist der kostenlose Zugang ohne Auftragsverarbeitungsvertrag. - Was ins Training geht, kommt nicht zurück. Keine Löschzusage öffnet ein trainiertes Modell. - Bewertung von Personen und Leistungskontrolle lösen die Folgenabschätzung aus — ohne Übergangsfrist. - Der Datenomnibus ist nicht beschlossen. Plane mit dem geltenden Recht.