Sicherer Umgang mit Firmendaten und personenbezogenen Daten in KI-Tools

Stand: 27.09.2026. Die KI-Verordnung gilt in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 („AI Omnibus", in Kraft seit 27.07.2026); das deutsche Durchführungsgesetz KI-MIG gilt seit 29.07.2026. Prüf das Datum, wenn du diese Lektion später liest.

Lernziele

Nach dieser Lektion kannst du:

Was passiert mit deinen Eingaben?

Bei externen Cloud-KI-Diensten werden deine Eingaben außerhalb der eigenen Infrastruktur verarbeitet. Wo genau, hängt vom Dienst, Vertrag und gewählten Standort ab. Lokal betriebene KI-Systeme sind davon zu unterscheiden; auch dort müssen Zugriff, Speicherung und Freigabe geregelt sein. Je nach Vertrag und Kontoeinstellung kann der Anbieter deine Eingaben speichern, von Mitarbeitenden einsehen lassen („Human Review") oder zum Training künftiger Modelle verwenden. Im schlimmsten Fall können Informationen, die du heute eingibst, in irgendeiner Form in Antworten für andere Nutzer wieder auftauchen oder bei einem Datenleck öffentlich werden.

Deshalb gilt die wichtigste Unterscheidung: privater Gratis-Account vs. freigegebener Firmen-Account. In Business-Verträgen (z. B. ChatGPT Team/Enterprise, Copilot mit M365-Vertrag, DeepL Pro) ist die Trainingsnutzung üblicherweise ausgeschlossen und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorhanden. Bei privaten Gratis-Accounts gilt beides in der Regel nicht. Daraus folgt die Grundregel: Dienstliche Inhalte gehören nur in dienstlich freigegebene Werkzeuge.

Zwei Rechtsgebiete, eine Praxis

Beim Datenthema greifen zwei Regelwerke ineinander:

Dazu kommen Geschäftsgeheimnisse (GeschGehG): Kalkulationen, Kundenlisten, Rezepturen oder Quellcode verlieren ihren rechtlichen Schutz, wenn keine „angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen" getroffen werden, und das unkontrollierte Einfüttern in fremde KI-Systeme kann genau diese Angemessenheit zerstören.

Die Vier-Klassen-Regel

Bewerte vor jeder Eingabe, welche Datenklasse du in den Händen hältst:

KlasseBeispieleRegel
ÖffentlichWebsite-Texte, PressemitteilungenEingabe in freigegebene Tools unproblematisch
InternProzessbeschreibungen, Entwürfe ohne PersonenbezugNur in freigegebene Firmen-Accounts
VertraulichKundendaten, Angebote, Verträge, KalkulationenNur in ausdrücklich dafür freigegebene Werkzeuge mit AVV und Trainingsausschluss
Besonders geschütztGesundheitsdaten, Bewerberdaten, BerufsgeheimnisseGrundsätzlich gar nicht; Ausnahmen nur nach Einzelfreigabe

Der Praxistest in einer Frage: „Würde ich diesen Inhalt auch einem fremden Dienstleister ohne Vertrag per E-Mail schicken?" Wenn nein: nicht eingeben oder vorher anonymisieren.

Anonymisieren in 30 Sekunden

Oft brauchst du den Personenbezug gar nicht, damit die KI hilft. So entschärfst du Eingaben:

Praxisbeispiel 1: Eine Sachbearbeiterin möchte eine Antwort auf eine Kundenbeschwerde formulieren lassen. Statt die Original-E-Mail mit Name, Adresse und Vertragsnummer einzufügen, beschreibt sie den Fall: „Kunde beschwert sich über zweiwöchige Lieferverzögerung bei einem Möbelstück, wir bieten 10 % Nachlass." Das Ergebnis ist genauso brauchbar, ganz ohne Datenrisiko.

Praxisbeispiel 2 (so nicht): Ein Vertriebsmitarbeiter lädt die komplette Kundenliste als Excel in ein nicht freigegebenes Gratis-Werkzeug, „um sie sortieren zu lassen". Damit sind personenbezogene Daten ohne Rechtsgrundlage an einen Drittanbieter geflossen, und eine meldepflichtige Datenpanne nach Art. 33 DSGVO ist möglich. Richtig wäre: Meldung an die KI-verantwortliche Person und den Datenschutzbeauftragten, nicht das Vertuschen.

Besondere Stolperfallen

Merksätze

- Externe Cloud-Dienste: Behandle deren KI-Eingabefelder wie eine E-Mail an einen externen Dienstleister. - Nur freigegebene Firmen-Accounts: niemals dienstliche Inhalte in private Gratis-Accounts. - Anonymisieren ist fast immer möglich: Namen, Kennungen und Details raus, bevor der Prompt rausgeht. - Panne passiert? Sofort melden. Eine schnelle Meldung schützt das Unternehmen, Vertuschen schadet allen.

Quellen